仕事の生産性をあげるために、効率的にアウトプットできるよう日々改善を繰り返しています。
「成長とは生産性をあげること」と生産性という本にもありますが、まさにフォーカスすべきところ。
品質や付加価値を高めることも生産性をあげるために必要ですが、今回は効率的に作業を行い、低コストでタスクを完了させる方法を紹介します。
この記事は次のような人におすすめ！
- 早くタスク消化できるようになりたい
- 何を工夫したらいいか分からない
- Tipsを知りたい
まずは基本のPDCA
改善にはPDCAサイクルを回すのが一番。
- Plan (計画): 問題や目標を特定し、改善策や目標達成のための計画を立てます。具体的な目標や方針、手順を考えます。
- Do (実行): 計画をもとにして実際に行動に移し、計画通りにプロジェクトやプロセスを進めます。この段階では新しいアイディアや戦略を実践します。
- Check (評価): 実行した結果を評価し、目標に対してどのくらい達成できたか、問題点は何かを確認します。データやフィードバックを分析して、実績を検証します。
- Act (改善): 評価の結果をもとにして、改善点や課題を特定し、次のサイクルに向けて計画を修正・改善します。この段階では学んだことを次に活かすためのアクションを起こします。
意外にも、ここができていない方が多いです。
今の自分の状況が分からない時から、施策を打っていては効率が悪いです。
計画
目標を定め、計画を立てます。
目標を立てないと、どこまでやれば良いのか、何を持って達成と言えるのかが不明確になります。
どの施策が効果が高かったのか判断できず、やっていることの意味が見出せなくなり改善を続けることができなくなってしまいます。
どんな目標にしたらいいかわからない場合は以下をご参考に。
- 今日中にタスクを完了させる
- いつもより20%早くする
- ⚪︎時に帰る
目標を立てたら、タスクを洗い出してかかる時間を算出し、計画を立てていきます。
Tips：タスクは細かめに！
実施するタスクは、細かく出すのがポイントです。
合わせてどれくらいの時間がかかるかも出しますが、大体 ~15分程度のタスクに分解しましょう。
これ以上長くなると、適正な時間なのか読めなくなります。
バナー作成だとしたら、以下のようなタスクが思いつきます。
- 掲載する情報の確認
- 競合調査
- 色味やテイストを決める
- レイアウト検討
- 見直し
- レビュー依頼
さらに分解できればそれを行い、それぞれに想定時間を入れてみましょう。
Tips：考えることと手を動かすことは分ける！
考えることと手を動かす作業は分けるようにします。
作ることで見えてくるものもありますが、それありきでは無限に時間が費やされてしまいます。
まずは、左脳的に考えて作る。
それを見て、こんなパターンもありそうだ、と思ったら作る。
ただしそれは、別タスクとして。
時間を測っても、これは例外だから、としていると正しい計測ができなくなってしまいます。
Tips：対応の順番も決めておく！
順番は、揺るがないものから先に行います。
バナーのサイズや載せるべき情報など、決まっているものは最初に確認が必要です。
当然ですが、デザインのパターンを作成した後にサイズが違っていたり、情報が誤っていたら修正がものすごく大変です。
徐々に分岐が増えるものを進めていきます。
パターン作成は後のほうに行います。
Tips：計画はタスク完了まで
完了状態になるまでのタスクを洗い出しておきましょう。
バナー作成であれば、最終的には納品ですが今日の完了としては、レビュー依頼を出すまでかもしれません。
それであれば、レビュー依頼までのタスクを出して計画を立てます。
抜けがちですが、納品やレビュー依頼をするにあたってもタスクはあります。
確認依頼の文章作成やデータ格納など、フローはそれぞれ異なるはずですがそれにあたっての作業は発生します。
実はそこに時間がかかっている、ということがあるかもしれません。
タスクはすべて洗い出すようにしましょう。
実行
計画を立てたら、次に実行です。
実際に時間を測りながら進めましょう。
計測した時間は、予測時間の横に記載しておきます。
時間を測ることで、自分が何にどれくらいかかっているのか理解し、今後の計画立てや課題があった場合に施策を考えることができます。
ただ、この時点では改善案を考える必要はありません。
それはこの後の評価で行うとして、このタイミングではひたすらに計画通りに作業を進めます。
Tips：Siriで時間計測
私はよくSiriに時間を測ってもらっています。
Hey Siriの機能を有効にしておいて、「Hey Siri, 15分測って」と話しています。
手で設定するよりも手軽だし、止める時もSiriにお願いしています。
「Hey Siri, アラームを止めて」というかんじ
Tips：自律にも役立つ時間計測
計画の遂行確認の意味もありますが、自律し速度を高めることができます。
時間を測っていると意識するだけで、だらだらしてしまうことが減ります。
評価
計画と実行に、どれくらい差分があったのか確認します。
- 思ったよりも早くできたのか、時間がかかったのか
- 後からタスクが出てきて、洗い出しが足りなかったのか
- 一緒にやったほうが効率的なタスクはあったか
評価によって自分が何に時間がかかるのか、得手不得手を知ることができます。
改善
評価で自分が思いの外時間がかかっているところや、効率が悪いと感じた箇所に対して改善案を出します。
調査に時間がかかっていたのなら、たとえば以下のような改善施策が思いつきます。
- 今回の調査を残しておいて、近しいものが出てきたら活用する
- 時間が空いた時に競合を見ておいてストックを作っておく
- チームで行った調査を一箇所にまとめておき、他の人も参照しやすくしておく
ここでは、「絶対に解決する！」と力みすぎないでください。先に進めなくなります。
仮説はあくまで仮説。
次はこれを試してみよう、くらいの気持ちでいるほうがトライしやすく、結果解決に繋がりやすいです。
考えることを減らす
PDCAでは自身を顧みて改善を出す方法でしたが、ここからは具体的な施策を紹介します。
考えるには一定の時間が必要となりますので、考えることを減らす施策は時短において有効です。
チェックリスト
最小限にする努力はしつつも、ルーティンは必ずあるもの。
脳の処理には限界があるため、それをルーティンに充てていてはもったいない。
決まりきったものは、チェックリストにします。
毎日朝メールチェックすることや、毎週の定例のために進捗をまとめることなどは、分かりきっている作業です。
それを毎回思いついてやるのでは、脳のリソースを使います。
私は毎週のルーティンを事前にチェックリストにして作成しておき、毎週末にコピペして一週間の計画を立てるようにしています。
文章作成
文章作成も考えるタスクで、時間がかかりがちです。
他者へのコメントなど、気を使うものは特に。
そのため、今まで書いてきたコメントは残しておき、適宜修正しながら使います。
ズルいことしてるかも？とか、心がこもっていないのでは、と悩むことはありましたが
伝えたいことは変わらず、すぐに返信できたり品質が高い文章を共有できるので両者によって効果があります。
生産性もあがり、効率的にアウトプットできます。
Tips：ChatGPTの活用
とっても賢いChatGPT。
使い方はまだまだ模索中ですが、文章作成のお手伝いをしてもらっています。
書きたいことを伝えて、文章整形をしてもらい、そこから少し手直しをします。
時短になることも、そうでもないこともありますが、ゼロから作る場合には必要経費と捉えています。
集中できる環境を整える
机をキレイに
目に映るだけで、脳が情報を処理しています。
気になっていないと思っても、クリアデスクすると見違えてすっきりとした気持ちになります。
常に何も置かない、というのは現実的ではありません。
業務終わりに、今日出したものは片付ける、とするだけでも問題ないです。
よく使うものだから、手の届く場所に置きたい、という気持ちは分かります。
近くにおいてもOKです。不要なものは適宜しまったり、捨てたりと整理しておきましょう。
心も脳もすっきりとタスクに挑むことができます。
通知を切る
メールやチャットシステムのプッシュ通知は切りましょう。
せめて、作業をしているだけでも切っておきましょう。
通知があるとついそちらを見てしまうもの。
いつの間にか別のことをしていた、なんてことも。
「他のことをしない」と心に決めても、効果は薄いです。
そもそも見えないようにする、きっかけを排除するのは効果が高いです。
プライベートでもだらだらとSNSを見てしまったり、時間を溶かしてしまうことはありませんか。
きっかけをなくすだけで、生活は変わります。
場所を変える
オフィスであれば、会議室を取るなど自席とは違う場所で作業します。
個室であれば音が少なくなり、集中することができます。
また、自席にいる時よりも話しかけられなくなります。
いつの間にかこんな時間、なんてこともあるので、その面でも重宝しています。
スマホを遠くに置く
スマホでちょっとゲームしちゃったり、意味もなくいじってしまったり。
近くにあるとつい手に取ってしまいませんか？
「心がける」はTRYではありません。
きっかけを取り除くようにしましょう。
スマホであれば、手に取るのにコストが掛かるようにすることです。
例えば、以下のようなこと。
- かばんに入れておく
- 遠くに置く
私もそんな悩みがあり、歩いて5歩くらいのテーブルに置くようにしました。
手に取るには、立ち上がって取りに行く必要があります。
すると、効果はテキメン。
今までは特に必要でもないのに、なんとなく手に取っていたのです。
これくらいの距離なら、緊急の電話があった時でもとれるしちょうど良いです。
気持ちを切り替える
環境が整っても、心が乱れていたり、急ぎの対応が終わった直後などは集中力を取り戻すのは難しいです。
気持ちを切り替える方法を紹介します。
右手を5秒見つめる
目がいろいろなところに散って、タスクに集中できないとき。
右手の甲を5秒じっと見つめます。
それだけで、心が静かになります。
どうにも落ち着かない時に、たったの5秒で変わるのでやってみてください。
1分深呼吸
もう少し時間が取れるのであれば、Apple Watchの機能で1分間 深呼吸できる機能があります。
心拍数も出してくれるので、結果として深呼吸でこんなに落ち着くんだという数値もみれます。
瞑想
10分ほどの瞑想もあります。
私は集中してタスクを行う前に、瞑想するようにしています。
不要な雑念が取り払われ、頭がスッキリし目の前のタスクに集中しやすくなります。
時間を確保する
作業時間を確保するために、1日のスケジュールを見直しすることは物理的な効果があります。
会議を見直す
時間が固定される会議。
社会人であれば、多かれ少なかれ会議はあると思います。
出なくてはいけない… と考えがちですが、自分の発言が必要でなければ参加する必要はありません。
状況を知りたいだけなら、議事録を確認するだけで問題ないです。
もしあなたがリーダーであれば、部下に任せテコ入れが必要な場合に出ていくというやり方もあります。
作業時間を押さえる
事前に作業の予定時間を押さえておきます。
相談や差し込みの会議などが入らないようにしておきます。
必要ではありますが、細切れの時間では作業へ集中するのは難しいです。
頭を切り替えるにもコストがかかるためです。
A：30分細切れで2時間作業する
B：2時間ぶっ続けで作業をする
同じ2時間でも、アウトプットに差が出るのは想像できるのではないでしょうか。
あらかじめ予定を入れておき、会議や相談の予定を入れられることを防ぎます。
「作業時間」という名前にしてしまうと、入れてもいいんだなと思われがちなので
私は非公開で入れるようにしています。
どうしても相談が必要な場合は、その時間を使うようにしますが
自分の大切な時間です。最後の手段としてます。
午前中を有効活用する
午前中は集中できる時間なので、特に大切にしてください。
苦手なものや重い腰が上がらないというタスクは、午前中に行ってください。
午後にやるのとは大違いです。
いかに午前中を空けるか注力することをおすすめします。
まとめ
基本のPDCAは、自身を知るためにもぜひ行ってください。
それ以後に、記載している改善施策にトライしてみてください。
- 考えることを減らす
- 集中できる環境を整える
- 気持ちを切り替える
- 時間を確保する
毎日の習慣でモーニングページを書いており、課題発見や施策検討を行なっています。
うまくできたことは継続し、新たな課題が出てきたら改善方法を考えるクセをつけてください。
変化は一朝一夕ではなりません。
日々の積み重ねが大切です。
